Unser Angebot:

• Wir unterstützen Sie bei der Wahl eines GoBD-konformen Kassensystems, das perfekt mit der digitalen Buchhaltung harmoniert, per Cloud oder Drucker, beispielsweise in Kombination mit DATEV MeinFiskal
• Wir erstellen Ihre Kassen-Verfahrensdokumentationen

Ihr Nutzen:

• Rechtssicheres Kassensystem, bei dem eine Kassennachschau oder eine Betriebsprüfung kein Kopfzerbrechen verursacht
• Unternehmerische Vorteile durch tagesaktuelles Filialmanagement mit Umsatzmonitoring und mögliche Reduktion von Inventurverlusten

Je früher Sie mit dem TSE-Kassen-Projekt starten, desto besser können Sie Ihr Unternehmen und Ihr Team auf die neuen Kassen einarbeiten.

Das müssen TSE-Kassen beherrschen:

Neben den bisher schon bestehenden hohen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kasse gilt seit 1. Januar 2020 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie schon länger das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungenmit folgenden Anforderungen:

• Einzeldatenspeicherung (Einzelaufzeichnungspflicht)
• Unveränderbarkeit der Daten (Erfüllung der GoBD)
• Verfahrensdokumentationen
• Zählprotokoll
• Vollständige Aufzeichnungen der Entnahmen, Einlagen und Bargeldtransfers, usw.

I. Einzelaufzeichnungsverpflichtung

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt für jeden, der eine gewerbliche, freiberufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausübt und gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Die Ausführungen gelten nicht erst seit Änderung der Rechtslage, Sie sind aber von Seiten der Finanzverwaltung nochmals deutlich verschärft worden. Im Grunde wollen die Finanzverwaltungen im Idealfall ein digitales, manipulationssicheres Kassenbuch in einem übersichtlichen Datenformat sehen, das sich automatisch bei jedem Kassiervorgang ergänzt.

In seltenen Fällen bei der Nutzung einer „offenen Ladenkasse“ ist die Einzelaufzeichnung nicht verpflichtend, dazu gleich mehr.

Eine Einzelaufzeichnung liegt nur vor, wenn grundsätzlich jeder einzelne Geschäftsvorfall unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang aufgezeichnet wurde, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Be­deutung für den Betrieb ermöglicht.

Die Grundaufzeichnungen müssen jederzeit eindeutig in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Festzuhalten sind:

• Name und Anschrift des Verkäufers,
• Name und Anschrift des Kunden ab einem Rechnungsbetrag inkl. USt. von 251 Euro
• der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel, (= artikelgenaue Programmierung erforderlich),
• der endgültige Einzelverkaufspreis,
• der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,
• ggf. vereinbarte Preisminderungen,
• die Zahlungsart, (bar, EC-Karte, Kreditkarte, Gutschein, etc.)
• das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie
• die verkaufte Menge bzw. Anzahl.

So stellt sich die Frage, ob bei jedem Geschäftsvorfall der Name des Geschäftspartners mit aufgezeichnet werden muss. Gesetzliche Aufzeichnungsverpflichtungen, sowie branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeits-gesichtspunkte sind zu berücksichtigen. Es wird z.B. von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, wenn diese für den Geschäftsvorfall unwesentlich und nicht bekannt sind.

Von der Einzelaufzeichnungspflicht ausgenommen ist der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Dies gilt insbesondere für den Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen. Hier gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt zwingend die Einzelaufzeichnungspflicht.

Diese Ausnahme ist nach Aussage der Finanzverwaltung grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar, wenn die Dienstleistungen ebenfalls an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein, (z.B. Fahrgeschäfte auf einem Volksfest, Biergarten mit Selbstbedienung, Waschstraßen, Dienstleistungen bei stark frequentierter Laufkundschaft)

Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann (z.B. Frisöre, Kosmetik- und Fingernagelstudios sowie Fußpfleger, Ärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten). Das bedeutet: Selbst eine offene Ladenkasse ist kein Freibrief für Verkäufe ohne Einzelaufzeichnung und ohne Kundendatenerfassung.

II. Anforderungen an Registrier- und PC-Kassen grundsätzlich seit 01.01.2020

Seit dem 01.01.2020 sind weitere verschärfende Auflagen für die elektronischen Kassensysteme in Kraft getreten.

Hinweis: Das Bundesministerium für Finanzen hat mit Schreiben vom 06.11.2019 eine Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von Registrier- und PC-Kassen-, App-Kassensystemen veröffentlicht. Demnach wird es nicht beanstandet, wenn die „elektronischen Kassensysteme“ längstens bis zum 30.09.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Als sich im Juli 2020 abzeichnete, dass mit Ablauf des 30. September 2020 bei vielen Unternehmen eine tatsächliche Unmöglichkeit für eine rechtzeitige Implementierung einer TSE in das Kassensystem bestand, haben alle Bundesländer, mit Ausnahme von Bremen, zur Vermeidung einer Vielzahl von Einzelanträgen eine antragslose Billigkeitsmaßnahme bis längstens 31. März 2021 gewährt, wenn bestimmte Voraussetzungen – fristgerecht erteilter Umrüstungsauftrag oder Beauftragung einer cloudbasierten Lösung, jeweils nebst entsprechenden Händlerbescheinigungen – nachprüfbar dokumentiert vorliegen.

Mit Ablauf des 31. März 2021 muss nunmehr jedes Kassensystem entsprechend den gesetzlichen Anforderungen des § 146a AO mit einer TSE verbunden sein.

Sollte bei Ihnen der Einsatz einer cloudbasierten TSE geplant sein und diese konnte nicht fristgerecht bis zum 31.03.2021 implementiert werden, sollten Sie Kontakt mit uns aufnehmen. Gegebenenfalls ist ein erneuter Fristantrag beim Finanzamt erforderlich.

Zudem läuft die letzte Schonfrist für nicht mit TSE nachrüstbare Altkassen Ende 2022 aus.

Zu den neuen Anforderungen gehören insbesondere:

• Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung:

Die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen müssen grundsätzlich seit 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bestehend aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle ausgestattet sein. Dazu gewährleistet das Sicherheitsmodul, dass alle Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können. Auf einem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Eine digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für die Finanzverwaltung. Diese Schnittstelle muss spätestens bei Einsatz der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorhanden sein.

Bitte beachten Sie! Für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen entsprechen und nicht umgerüstet werden können, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Die Nachweise, dass diese Voraussetzungen vorliegen, sind für die eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

Diese Übergangsregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme.

Bitte sprechen Sie hierzu Ihre Kassenaufsteller, bzw. Kassen- oder Softwareanbieter an, ob und ab wann Ihr Kassensystem aufrüstbar ist – oder lassen Sie sich einfach nicht weiter vertrösten und schaffen ein neues System an, da Bußgelder drohen.

• Belegausgabepflicht gilt bereits seit 01.01.2020 (unabhängig von Übergangs- und Nichtbeanstandungsregelungen):

„Elektronische Kassensysteme“ müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu wird die Pflicht zur Ausgabe von „Kassenbons“ an die Kunden in Deutschland eingeführt, d.h. es ist zwingend ein Beleg zu erstellen. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mitzunehmen.

Folgende Inhalte müssen auf dem Ausgabebeleg enthalten sein:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
   1. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
   1. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
   1. Die Transaktionsnummer
   1. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz
   1. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
   1. Betrag je Zahlungsart
   1. Signaturzähler
   1. Prüfwert im Sinne des § 2 Satz 2 Nr. 7

Dabei müssen die Angaben für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar sein.

• Meldungspflicht an die Finanzverwaltung:

Unternehmer, die ihre Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungs­systems erfassen, welches unter die neuen gesetzlichen Regelungen fällt, müssen Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme bei der Finanzverwaltung registrieren! Hiervon gibt es folgende Ausnahmen: Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt (vgl. oben), unterliegen im Übergangszeitraum keiner Mitteilungspflicht.

Dem zuständigen Finanzamt ist für jede Betriebsstätte folgendes mitzuteilen:

1. Name des Unternehmers,
2. Steuernummer des Unternehmers,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungs-systems.

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

Aber: Diese Registrierungsmöglichkeit steht im Moment noch nicht zur Verfügung! Es wird momentan dazu eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit auf Seiten der Finanzverwaltung programmiert. Über den Zeitpunkt des Einsatzes dieser elektronischen Übermittlungsmöglichkeit halten wir Sie auf dem laufenden. Es könnte sein, dass dieses Online-Tool erst im Herbst 2023 fertig ist. Bis dahin muss man dem Finanzamt die Kassen nicht melden. Aber irgendwann kommt das Online-Tool, und da sollte man die Daten lieber jetzt schon zusammenstellen und abheften, anstatt in zwei Jahren Unterlagen zusammenzusuchen – ideal dafür ist die Kassen-Verfahrensdokumentation.

• Neue Sanktionsmöglichkeiten im Zusammenhang mit elektronischen Aufzeichnungs-systemen und Aufzeichnungspflichten

Verstöße gegen die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von
5.000 Euro bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Darunter fallen folgende Feststellungen:

• wer nach Gesetz buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder Be­triebsvorgänge nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufzeichnet oder aufzeichnen lässt, verbucht oder verbuchen lässt,
• wer ein vorgeschriebenes elektronisch zertifiziertes Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet,
• wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig schützt,
• geschäftsmäßige Bewerbung und In-Verkehr-Bringen von elektronischen Aufzeichnungs­systemen, die den gesetzlichen Vorschriften nicht entsprechen
• Steuergefährdungstatbestände liegen auch vor, wenn Belege ausgestellt werden, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind und wenn Belege gegen Entgelt in den Verkehr gebracht werden.

Bei Ausstellung falscher Belege, unrichtiger Aufzeichnung etc. kann das Bußgeld
5.000 Euro betragen. Wer Betriebsvorgänge nicht oder nicht richtig aufzeichnet, ein nicht vorgeschriebenes Aufzeichnungssystem verwendet oder keine zugelassenen Systeme gewerbemäßig bewirbt (siehe vorstehende Gliederung), dem wird das Vergehen mit einem Bußgeld bis 25.000 Euro geahndet.

Das Bußgeld kann bei Fehlerwiederholung erneut verhängt werden!

• Kassen-Nachschau

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde der Finanzverwaltung ein neues Kontrollinstrument geschaffen. Das Gesetz hat der Betriebsprüfung bereits seit dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.

Auf Anforderung des Prüfers sind:

• Auskünfte über die Kassenführung zu erteilen,
• die Verfahrensdokumentation zum eingesetzten Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen,
• Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungs-protokolle über durchgeführte Programmänderungen vorzulegen,
• die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen
• Seit 01.01.2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle (vgl. oben) oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen

Der Prüfer kann u.a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. „Kassensturz“ verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.

Fazit:

Diese Änderungen veranlassen uns Ihnen einen Überblick über die Vorgehensweise der Betriebsprüfung zu geben, um existenzielle Nachteile für Sie in der Zukunft zu vermeiden.

Die Kassenprüfung ist bei Betriebsprüfungen immer ein Prüfungsschwerpunkt im Bereich der Einnahmeverprobung und hat das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu belegen oder zu widerlegen (§ 158 AO). Können die o.g. Unterlagen nicht, bzw. nur unvollständig vorgelegt werden, so hat die Finanzverwaltung aufgrund aktueller Rechtsprechung der Gerichte eine Schätzungsbefugnis.

Nutzen Sie das Jahr 2022, um das TSE-Kassen-Thema abzuschließen und legen Sie mit einer Kassen-Verfahrensdokumentation den Grundstein für eine simple Kassenanmeldung bei der Finanzverwaltung Ende 2023.

Hinweis: Die von uns zur Verfügung gestellten Unterlagen dienen Ihrer Information und können eine persönliche Beratung nicht ersetzen.

Für Rückfragen und Beratungsanfragen, sowie für die Begleitung der zukünftigen Vorgänge stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.