Elektronische Kassensysteme

Neue Melde- und Belegausgabepflichten

Unternehmen müssen dem zuständigen Betriebsfinanzamt die Anschaffung neuer oder die Stilllegung alter elektronischer Kassen innerhalb eines Monats melden (§ 146a Abs. 4 Satz 1 u. 2 Abgabenordnung-AO). Zudem müssen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, jedem Kunden einen Kassenbeleg aushändigen. Die Kassenbelege können in Papierform oder elektronisch als JPG- oder PDF-Datei ausgegeben werden (Näheres vgl. § 6 KassenSichV). Unternehmen mit Warenverkäufen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können aus Zumutbarkeitsgründen einen Befreiungsantrag stellen.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen seit dem 1.1.2020 über eine sogenannte „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ (zTSE) verfügen. Dies schreibt § 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung-AO vor. Eine solche Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermodul und einer digitalen Schnittstelle (siehe u. a. „www.bsi.de“ oder „www.dfka.net“). Die zTSE soll sicherstellen, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall sowie andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Das Speichermodul ist Außenprüfungen der Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).

Nichtbeanstandung und fehlende Nachrüstmöglichkeit

Die Finanzverwaltung greift fehlende Nachrüstungen nach einer verbindlichen Nichtbeanstandungsregelung (BMF, Schreiben v. 6.11.2019 – IV A 4 – S 0319/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 1010) bis 30.9.2020 nicht auf. Elektronische Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit der zTSE ausgestattet werden können, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis 31.12.2022 weiter genutzt werden. Voraussetzung ist, dass die Kassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (Kassenrichtlinie 2010 Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl 2010 I S. 1342) entsprechen. Diese Ausnahmeregelung gilt allerdings nicht für PC-Kassen-Systeme oder Tablet-/App-Kassen-Systeme.

Stand: 24. Januar 2020